使用說明

開始使用：開通帳號與登入

月川電子簽沒有自助註冊，帳號由貴組織的管理員邀請建立。還沒有帳號的話，請先聯絡組織管理員。

1. 收到「帳號開通邀請」信件後，點信中的 開通帳號 按鈕。管理員也可能直接把開通連結傳給您。開通連結 7 天內有效。
2. 在 歡迎加入——請設定您的登入密碼 頁面輸入至少 8 個字元的密碼，再輸入一次確認，然後按 更新密碼。
3. 開通完成後，系統會帶您到登入頁。輸入電子郵件與密碼並按 登入，就會進入 合約總覽。

忘記密碼

在登入頁點 忘記密碼？，輸入您的電子郵件後按 寄送重設連結。重設連結 1 小時內有效；沒收到信的話，請先檢查垃圾信件匣。

開通連結過期了？請組織管理員在 成員管理 為您按 重寄邀請。舊連結會失效，改用新信件裡的連結即可。

建立第一份合約

在左側選單點 建立合約，會進入四個步驟的建立精靈。畫面上方的步驟列會標示您目前在哪一步，完成後按 下一步 前往下一步。

1上傳文件

• 選擇文件：在 上傳新文件 上傳 PDF，或從 從文件庫選取 挑一份已上傳的文件。只支援 PDF，單檔上限 25MB、500 頁。
• 合約標題：選好文件後會自動帶入「檔名-日期」，可以直接修改。
• 簽署流程：並行簽署 會同時通知所有簽署人，誰先簽都可以；依序簽署 會按順序一位一位簽，前一位簽完，系統才自動通知下一位。
• 可見性：決定組織內誰看得到這份合約。全組織 是所有成員，僅管理員 是管理員與建立者，僅自己 則只有建立者。
• 簽署連結有效天數：可選 3、7、14、30、60 或 90 天，預設 7 天，從寄出時開始計算。過期的連結打不開，需要重新發送。
• 完成後寄送完成檔給簽署人（選用）：勾選後，合約變成 已完成 時，每位有 Email 的簽署人都會收到完成正本與簽署證明書。不勾選的話，只有您會收到完成通知。
• 簽署前 Email 驗證碼驗證（選用）：勾選後，簽署人要先輸入寄到信箱的 6 位數驗證碼才能開啟文件。啟用時，每位簽署人都必須填寫 Email。
• 自動催簽（選用）：勾選後，還沒簽的人大約每 3 天會自動收到一封提醒信，最多 5 次。不勾選的話，只能在合約詳情頁手動催簽。

在精靈裡直接上傳的 PDF 是一次性文件，不會存進文件庫。同一份文件要重複使用，請先上傳到 文件庫，或做成範本（見「進階功能」）。

2新增簽署人

按 新增簽署人，填寫每位簽署人的姓名與 Email；常合作的對象可以用 從聯絡人選取 直接帶入。

• 通知方式：選 Email 通知，系統會寄簽署邀請信給對方；選 手動傳送，系統不寄信，合約發送後您要自己 複製連結，再用 LINE、簡訊等方式交給對方（這時 Email 可以留空）。
• 角色：選 簽約方 或 公司方，標示這位簽署人代表哪一方。
• 語言：決定對方收到的 Email 與簽署頁面要用繁體中文、English 或日本語。
• 選擇 依序簽署 時，簽署人的新增順序就是簽署順序。

3放置欄位

• 左側依簽署人分組，列出 5 種欄位：簽名、大章、小章、日期、文字。每位簽署人有自己的顏色，把欄位從左側拖到 PDF 上，就會指派給那位簽署人。
• 點選 PDF 上的欄位，右側的 欄位屬性 可以改欄位類型、指派簽署人 或調整大小；拖曳欄位右下角的小方塊也能直接縮放。
• 每一頁都要簽的欄位（例如每頁的小章），放好一個後按 複製到其他所有頁（相同位置），就不必逐頁重放。

拖放欄位需要使用滑鼠，建議在電腦上操作。發送前請確認每位簽署人都至少有一個欄位，否則對方打開連結後沒有東西可以簽。

4檢閱發送

確認合約摘要與簽署人資訊後，按 發送合約。選擇 Email 通知的簽署人會立刻收到邀請信；手動傳送的簽署人，畫面會列出他們的簽署連結讓您複製，之後也能在合約詳情頁再次複製。

如果發送途中失敗，合約會自動存成草稿，不會重複建立。請按 前往草稿繼續編輯，完成後再發送一次；之後也可以在 合約總覽 點開草稿，於詳情頁按 編輯並發送。

追蹤與管理合約

合約發送後，在 合約總覽 點開任一份合約，就能看到簽署進度、每位簽署人的狀態，以及可以使用的操作。

合約狀態

草稿

還沒發送，可以刪除；要繼續編輯並發送，請在草稿詳情頁按 編輯並發送。

待簽署

已發送，正在等簽署人簽署。如果所有還沒簽的人的簽署連結都已失效超過 30 天，系統會自動取消這份合約。

已完成

每位簽署人都已簽署或拒簽，且至少有一人簽署。完成檔裡有哪些人的簽名，請看簽署人列表的狀態。

已取消

合約已被取消，簽署人無法再簽署。除了手動取消，所有簽署人都拒簽、或簽署連結失效超過 30 天時，系統也會自動取消。取消 30 天後，系統會清除這份合約的檔案（簽名、印章圖與一次性原始文件），只保留合約資訊與稽核紀錄。

簽署人狀態

待處理

還沒寄出邀請。依序簽署時，還沒輪到的人會停在這個狀態。

已通知

邀請已寄出（或簽署連結已產生），等待對方簽署。

已簽署

已完成簽署。

已拒絕

對方拒絕簽署，詳情頁會顯示拒簽理由。其他人仍可繼續簽署；如果所有簽署人都拒簽，合約會自動取消。

合約待簽署時可以做的事

• 催簽：再寄一封提醒信給還沒簽的人。同一位簽署人 24 小時內只能催簽一次。只有 Email 通知 的簽署人可以催簽；手動傳送 的簽署人請您自行聯絡。
• 自動催簽是選用功能：建立合約時勾選「自動催簽」才會啟用（預設不勾；草稿階段也能在合約詳情頁修改）。啟用後，選擇 Email 通知、已收到邀請、連結仍有效但還沒簽的人，大約每 3 天會自動收到一封提醒信，累計到第 5 次就停止（手動催簽也會計入次數）。沒有啟用的合約只能手動催簽。
• 重新發送：產生新的簽署連結並重新寄出，舊連結會立即失效。連結過期時就用這個。手動傳送 的簽署人不會收到信，請複製新連結交給對方。
• 修改資料：修改簽署人的姓名或 Email（例如 Email 打錯），按 儲存並重新寄送 後舊連結失效，系統會用新資料重新寄出邀請。
• 複製連結：隨時複製簽署連結，再用其他方式傳給對方。
• 取消合約：停止整份合約，所有簽署連結立即失效。系統不會通知簽署人，請您自行告知。取消後無法復原；已完成的合約不能取消。

從範本組批次建立的合約，簽署人共用同一個簽署連結，目前無法使用 修改資料 與 重新發送。

刪除 只適用於 草稿；封存 只適用於 已完成 的合約，會立即刪除已簽署檔案與簽名圖檔，只保留合約資訊與稽核紀錄。兩者都在 合約總覽 列表的 功能 欄，而且都無法復原。已發送的合約不能刪除。

稽核紀錄：詳情頁下方記錄合約的每個動作，例如建立、發送、簽署人檢閱、簽署、催簽與下載，方便日後查證。

下載已簽署的合約

合約狀態變成 已完成 後，在合約詳情頁右上方可以下載：

• 下載已簽署合約：完成版正本 PDF。
• 簽署證明書：含完整稽核軌跡的簽署完成證明書，合約封存後仍然可以下載。
• 下載目前進度：合約還在 待簽署、但已經有人簽了的時候，可以先下載目前的進度。

請在完成後 30 天內下載。合約變成 已完成 30 天後，系統會自動封存並清除已簽署檔案，之後只剩簽署證明書與稽核紀錄。

進階功能

合約範本

同一份合約要給不同人重複簽（例如勞動契約、保密協議）時，做成範本後，每次只要填簽署人的姓名與 Email 就能發出。使用方式分三步：

1. 先到「文件庫」上傳合約 PDF
2. 建立範本：定義簽署角色，並在 PDF 上拖放簽名欄位
3. 之後從範本建立合約，只需填入該次簽署人的姓名與 Email

在 合約範本 按 新增範本 開始建立。之後在範本頁按 從此範本建立合約，系統會先建立一份草稿，確認欄位後按 發送。

範本組

同一批人要簽好幾份文件（例如新人入職的 3 份文件）時，用範本組把範本綁在一起，簽署人資料只要填一次：

1. 先建立 2 份以上常一起簽的範本（如：勞動契約、保密協議）
2. 建立範本組：勾選範本並定義共用角色（如「員工」）
3. 建立批次：簽署人資料填一次，每份範本各產生一份合約

文件庫

在 文件庫 按 上傳文件 存放常用的 PDF。之後建立合約或範本時可以直接選用，也可以在文件頁按 從此文件建立合約。

聯絡人

在 聯絡人 按 新增聯絡人 存下常合作對象的姓名與 Email，新增簽署人時用 從聯絡人選取 就能帶入。

騎縫章

騎縫章會在合約完成時，把印章切成數條，蓋在每一頁右緣的同一高度；攤開所有頁面就能拼回完整的章，用來防止抽換或插入頁面。

騎縫章只能在合約還是 草稿 時設定：在 合約總覽 點開草稿合約，於詳情頁勾選 為本合約加上騎縫章，上傳騎縫章圖 後按 儲存騎縫章設定，再按 編輯並發送 完成欄位並發送。單頁文件無法使用騎縫章。

簽署人會看到什麼

簽署人不需要註冊或登入，也不用安裝任何軟體：

• 點開邀請信裡（或您轉交）的連結，就能直接在瀏覽器開啟合約。如果您啟用了 Email 驗證，對方要先按 寄送驗證碼 並輸入 6 位數驗證碼。
• 簽名可以選 手寫，用手指或滑鼠寫；也可以選 輸入，直接打出姓名。印章欄位用手機拍照，系統會自動去背。填完所有欄位後按 確認簽署。
• 對內容有疑問時，可以按 拒絕簽署 並填寫理由，您會在合約詳情頁看到。
• 簽署人可以選擇儲存自己的簽名與印章，下次用同一個 Email 簽署時直接套用。

給組織管理員

成員管理 只有組織管理員看得到。組織設定 所有成員都能查看，但只有管理員能上傳組織 Logo。

成員管理

1. 在左側選單點 成員管理，按 邀請成員。
2. 填寫姓名與電子郵件，角色選 成員 或 管理員。
3. 勾選 寄送開通邀請信給對方，系統會寄開通信給對方；不勾選時只產生開通連結，請按 複製連結 自行轉交。最後按 送出邀請。

開通連結 7 天內有效。還沒開通的成員會顯示 待開通 徽章，旁邊可以按 重寄邀請；重新邀請會讓舊連結失效。

組織設定

在 組織設定 可以查看 用量與授權（成員數、合約數、儲存用量與授權到期日）與 組織資訊；管理員還可以上傳 組織 Logo。

需要停用成員或修改成員角色時，目前沒有自助介面，請來信 [email protected] 聯絡系統管理員協助。

常見問題